Попис и исправке — како се стање усклађује са стварним

Пре или касније се деси: апликација каже 12, а на полици је 9. Овај текст објашњава како се то решава, како се ради попис, шта је могуће — и зашто нема поља у које се просто упише тачан број.

Леви мени → Магацин → Магацински документи → + → врста Исправка пописа или Исправка.

Зашто се стање не уноси ручно

Залиха није податак који се чува — она је збир промета. Сваки пријем, сваки утрошак на протоколу и свака исправка су записи, а стање је њихов резултат.

Због тога се стање и не може „прекуцати": тиме би се изгубио одговор на питање зашто је стање такво. Уместо тога се прави документ који објашњава разлику, па стање само следи.

Попис

Попис ради сам апликација. У Шифарници → Магацини, плаћање и трошкови → Магацини код магацина који бројите кликните муњу (дугме Попис) и потврдите. Настаје документ Попис у коме је за сваки артикал са стањем већ уписана количина из евиденције — тако да мењате само оно што је на полици другачије.

1. Дугме Отвори попис (или Магацин → Магацински документи → оловка) отвара списак: Евидентирано је стање у апликацији, Пребројано је оно што сте уписали, Разлика је њихов однос.
2. Код сваког артикла који се разликује кликните оловку и упишите укупну пребројану количину (не разлику), у основној јединици мере артикла (комад, мл). Артикал ког на списку нема, а на полици га има, додајте наранџастим +. Штампа списка има исте колоне.
3. Кад завршите, кликните Изврши на документу. За сваки артикал се прокњижи само разлика, па је стање после тога тачно оно што сте уписали. Артикли без разлике не праве никакав запис.

Пореди се са стањем у тренутку кад кликнете Изврши, не прављења пописа — ако је у међувремену било пријема или утрошка, стање се ипак сведе на пребројано. Док један попис магацина није спроведен, нови се не прави: дугме отвара постојећи. Спроведен попис се не мења; следећи правите поново истим дугметом.

Исправком се стање може и повећати и смањити: количина без знака (или са плусом) стање повећава — на полици је више него у апликацији — а количина са знаком минус (нпр. −3) га смањује: мањак, растур, расход. Количина је у основној јединици мере артикла (комад, мл), не у паковањима. Ако исправка спусти стање артикла испод нуле, документ се ипак спроводи — физички мањак мора моћи да се евидентира — али апликација на то упозори: проверите унос или направите пријемницу.

За накнадне корекције једног артикла после пописа постоји Исправка пописа, а за појединачне исправке ван пописа — Исправка.

Препорука из праксе: попис се ради ван радног времена или бар у периоду кад се не уносе протоколи, да се пребројано и записано односе на исти тренутак.

Почетно стање

Врста Почетно стање служи за први улазак у апликацију — оно што је затечено на полицама на дан када амбуланта почиње да води магацин. Користи се једном, на почетку; касније се све мења пријемом, утрошком и исправкама. За већи број артикала брже је Магацинске операције → Почетно стање из Excel-a.

Утрошак са прегледа — без посебног документа

Кад се на прегледу упише утрошак, магацин се смањује сам — промет се бележи уз ставку протокола, без посебног магацинског документа. Не уноси се ручно и не треба га правити — утрошак је већ записан на протоколу.

Када се ипак разликује

Ако се после брисања неке ставке учини да стање не прати промет, то није нешто што амбуланта поправља ручно — постоји сервисна команда која поново израчуна стање из промета. Јавите нам; посао не мења ваше документе, само поново сабира оно што у њима пише.

Ограничења — све на једном месту

Кратки одговори

На полици је више него у апликацији. Исправка пописа (или Исправка) са разликом — остаје забележена, са датумом и корисником.

На полици је мање него у апликацији. За цео магацин урадите Попис; за један артикал направите Исправку са количином са знаком минус (у основној јединици мере артикла). Ако је разлог незаписан утрошак, допуните протокол (в. следећи одговор).

Заборавили смо да унесемо утрошак са прошле недеље. Допуните протокол; залиха се коригује сама, и то на правом месту — код пацијента.

Почињемо да водимо магацин. Један документ „Почетно стање" са затеченим количинама, па даље редовним радом.