Prvi koraci u eVet-u: od registracije do prvog pregleda

Pre nego što počnete

Posle registracije stiže poruka sa linkom za potvrdu imejla. Kliknite na link, pa se prijavite imejlom i lozinkom. Prvih 30 dana imate Premijum paket (sve funkcije), posle čega se automatski prelazi na besplatni Start — OSIM ako u završnom koraku čarobnjaka (v. „Korak 9" ispod) izaberete da ostajete na Standard ili Premijum; sam probni period je tada identičan, menja se samo na šta se pada kad prođe.

Pri prvoj prijavi sleće se na stranu „Dobrodošli", sa pregledom šta još fali da biste bili spremni za prvi pregled — računa se iz stvarnog stanja, pa je tačna i kad ste nešto uradili van čarobnjaka. Odatle se pokreće čarobnjak za početno podešavanje (devet koraka, svaki se može preskočiti dugmetom „Preskoči — uradiću kasnije"), ili se sve podešava ručno kroz meni. Ta strana se ponovo pojavljuje pri sledećoj prijavi sve dok se čarobnjak ne završi ili ne preskoči.

Pripremite: matični broj i PIB firme, adresu, telefon, imejl, broj tekućeg računa (za QR kod na računu), logotipe (ako ih imate) i spisak kolega sa imejl adresama.

Korak 1 — Firma i logo

Proverite podatke koje ste uneli pri registraciji: naziv, skraćeni naziv, matični broj (8 cifara), PIB, adresa, grad, telefon i imejl, a čekirajte „U sistemu sam PDV-a" ako ste PDV obveznik — to utiče na cene usluga i artikala u narednim koracima. Broj tekućeg računa (000-0000000000000-00) služi za QR kod na računu i može se uneti i kasnije.

Zatim otpremite logotipe — koriste se na računima, nalazima, receptima i imejlovima:

• Logo dokumenata — PNG ili JPG; eVet ga sam prilagođava na 600×200 px.
• Logo recepta — uža slika za recept, PNG ili JPG; eVet ga sam prilagođava na 1069×128 px.
• Logo za imejlove — PNG ili JPG, providna pozadina, npr. 480×160 px.

Logotipi nisu obavezni za rad — dokumenti se štampaju i bez njih — ali ambulanta izgleda ozbiljnije sa njima. Ako logo ne prođe, poruka kaže zašto (najčešće format ili veličina slike).

Korak 2 — Osnovni šifarnici

Šifarnici su spiskovi iz kojih birate pri radu, da ne biste kucali iste stvari iznova. eVet ih upisuje unapred, jednim klikom na „Dopuni šifarnike i nastavi":

• jedinice mere, pakovanja, načini aplikacije i proizvođači artikala;
• klase i grupe artikala (lekovi, vakcine, hrana, potrošni materijal…);
• načini plaćanja (gotovina, kartica, prenos na račun, uplatnica);
• kategorije i vrste troškova;
• karakteri pacijenata, vrste recepata, načini uzimanja i oznake na receptu;
• vrste kliničkih nalaza.

Većina toga je već upisana pri registraciji — ovaj korak samo dopunjava ono što fali. Ništa što ste sami uneli se ne briše ni ne menja. Sve se kasnije uređuje u Šifarnici (levi meni).

Korak 3 — Vrste životinja i rase

Izaberite vrste životinja koje primate (pas, mačka, ptice, glodari…). Svaka čekirana vrsta dolazi zajedno sa spiskom rasa. Pas i mačka sa rasama su već upisani pri registraciji, pa ovde dodajete ostale vrste koje primate. Bez vrste i rase ne može da se otvori karton. Što ne primate, ne čekirate; vrste se mogu dodati i kasnije (Šifarnici → Opšti → Vrste životinja).

Korak 4 — Usluge i cene

Ovo je vaš cenovnik. Postupak ima dva dela:

1. Izaberite grupe usluga iz zvaničnog cenovnika veterinarskih usluga (za vrste koje ste izabrali) i pritisnite „Dodaj izabrane usluge". Usluge se upisuju bez cena (deo usluga je već upisan pri registraciji, takođe bez cena).
2. Upišite cene (bez PDV-a) za usluge koje koristite. Prazno polje se preskače i može se popuniti kasnije (meni Usluge). Ako niste u sistemu PDV-a, PDV ostaje 0 %.

Važno: usluga bez cene se ne može naplatiti. Cene su vaša odluka — eVet ih ne predlaže.

Korak 5 — Dijagnoze

Dijagnoze se na protokolu biraju iz šifarnika, ne kucaju, pa ih je dobro imati odmah. Podrazumevano su čekirane sve grupe; izaberite one koje vam trebaju i pritisnite „Sačuvaj i nastavi". Postojeće dijagnoze se ne menjaju, dodaju se samo nove. Kasnije: Šifarnici → Kartoni i protokoli → Dijagnoze.

Korak 6 — Artikli

Artikle (lekove, vakcine, potrošni materijal) unosite kako vam zatrebaju — svaka ambulanta ima drugačije. Šifarnici potrebni za unos artikla (jedinice mere, proizvođači, grupe) su već spremni iz koraka 2. Artikal se dodaje ručno (meni Artikli → Dodaj) ili, u paketima koji to imaju, iz eVet kataloga (zvanični registar lekova i sredstava).

Paket Start nema magacin (zalihe, prijemnice), pa se u njemu artikal koristi samo kao stavka protokola.

Korak 7 — Uloge i prava

Ulogom određujete šta zaposleni vidi i sme da menja. Vi (menadžer) imate sve. Za kolege izaberite gotove uloge:

• Veterinar — kartoni, protokoli, recepti, vakcinacije, laboratorija, zakazivanje i predračuni. Ne sme zaposlene, uloge, podatke ambulante ni izmenu šifarnika.
• Tehničar — kartoni, protokoli (bez zaključivanja), laboratorija, zakazivanje i magacin. Ne sme recepte, naplatu, zaposlene ni šifarnike.
• Recepcija — zakazivanje, vlasnici, kartoni (bez kliničkog dela), naplata, predračuni i poruke. Ne sme dijagnoze, recepte, magacin ni šifarnike.
• Laborant — laboratorijske analize i uređaji, kartoni (samo pregled), šifarnici (samo pregled). Ne sme protokole, recepte, naplatu, zakazivanje ni zaposlene.

Upozorenje: pošto vi (menadžer) već imate ulogu, zaposleni koga u sledećem koraku dodate bez uloge nema pravo na nijednu funkciju — prijaviće se, ali mu je sve zabranjeno. Zato svakom novom zaposlenom odmah dodeljujete ulogu. Prava se posle mogu doterati u Administracija → Ovlašćenja po oblastima.

Korak 8 — Zaposleni

Za svakog kolegu upišite ime, prezime, imejl i ulogu, a čekirajte „Veterinar" za one koji vode preglede (samo oni se nude u polju Veterinar na kartonu, terminu i protokolu). Svaki zaposleni dobija sopstveni nalog, a na njegov imejl stiže link za postavljanje lozinke. Možete dodati više osoba redom ili preskočiti i dodati ih kasnije (Administracija → Zaposleni).

Tokom probnog perioda broj zaposlenih nije ograničen. Posle probe Start dozvoljava jedan nalog (samo vas), Standard tri, Premijum neograničeno — kad dostignete granicu, poruka to kaže, a dalji zaposleni se dodaju posle nadogradnje paketa. Osoba koja već ima eVet nalog (npr. kao vlasnik ljubimca) dobija zaposlenu ulogu na isti nalog, bez nove lozinke.

Korak 9 — Završetak i provera spremnosti

Završni ekran pokazuje šta je urađeno, a šta fali. Obavezno je ono bez čega se prvi pregled ili naplata ne mogu odraditi: podaci firme, bar jedna lokacija i veterinar, uloge, vrste i rase, tarifa naplate, dijagnoze, načini plaćanja, usluge sa cenom. Preporuka je ono što olakšava rad: logotipi, artikli, vrste troškova, vakcine i klinički nalazi.

Kad su obavezni koraci gotovi, ekran kaže „Spremni ste za prvi pregled!". Ono što fali ostaje na strani „Dobrodošli" sve dok ne otvorite „Završetak" ili ne preskočite čarobnjak. Čarobnjaku se možete vratiti dugmetom „Početno podešavanje" (Administracija → Osnovna podešavanja).

Na ovom istom ekranu, dok traje probni period, bira se i na koji paket se prelazi POSLE njega — Start (podrazumevano), Standard ili Premijum. Ovo NE menja probu samu (svi imaju pun Premijum 30 dana, bez obzira na izbor) — samo odredište kad ona istekne. Izbor se može promeniti dok proba traje; za promenu POSLE toga postoji „Promena paketa" (v. članak „Paketi").

Imate karton-podatke iz drugog programa? Uvoz kartona i klijenata radimo uz vas — javite se na office@evetprotocol.com.

Prvi pregled — kratko

1. Vlasnik — dodajte vlasnika ljubimca (ime, telefon).
2. Karton — dodajte pacijenta: vrsta, rasa, ime, datum rođenja.
3. Protokol — otvorite protokol, dodajte anamnezu, dijagnozu i usluge.
4. Zaključite i naplatite — račun se pravi iz usluga sa cenom.

Ako se protokol ne može sačuvati, proverite da postoji aktivna tarifa označena kao „Primaran" i aktivna lokacija. Usluga bez cene ne sprečava protokol, ali se ne može naplatiti.

Ako vaš paket ima laboratorijsku integraciju: stigao je nalaz kao slika ili PDF? eVet ga sam pročita i pripremi za upis, vi samo potvrđujete vrednosti pre snimanja — dugme „Uvezi iz slike / PDF-a" u obrascu nove analize (karton → jezičak Laboratorija).

Deo B — Magacin (Standard i viši paketi)

Ovaj deo važi samo ako vaš paket ima magacin (Standard, Premijum ili probni period). Paket Start nema magacin — ako ga koristite, preskočite ceo Deo B.

Magacin se uključuje u Administracija → Osnovna podešavanja → jezičak Rad → „Uključi magacinsko poslovanje". Čarobnjak u koraku 2 pravi i „Osnovni magacin". Preporučeni redosled: 1) artikli (korak 6), 2) početno stanje iz Excel-a, 3) izvršenje dokumenta „Početno stanje", 4) dalje prijemnice od dobavljača.

Početno stanje magacina iz Excel-a

Ako već imate zalihu, ne morate je kucati artikal po artikal. Idite na Magacinske operacije → Početno stanje iz Excel-a:

1. Preuzmite šablon (.xlsx). Šablon je prilagođen vašoj ambulanti: padajuće liste (jedinica mere, proizvođač, grupa artikla) uzimaju vrednosti iz vaših šifarnika, a list „Uputstvo" objašnjava svako polje. Prvi red sa primerom obrišite.
2. Popunite kolone: Barkod, Naziv artikla * (obavezno), Količina * (obavezno, veća od nule), Nabavna cena (bez PDV), Jedinica mere, Proizvođač, Grupa artikla, PDV % (0, 10 ili 20). Decimalni zarez je u redu (1250,50).
3. Učitajte fajl: izaberite magacin i datum stanja (dd.mm.yyyy), pa fajl. Pre bilo kakvog upisa dobijate pregled: koliko postojećih artikala dobija zalihu, koliko novih se pravi i lista grešaka sa brojem reda.
4. Napravite dokument: za nove artikle izaberite podrazumevanu grupu i maržu (samo za predlog prodajne cene). Nastaje dokument „Početno stanje" koji još ne menja zalihu.
5. Izvršite ga: Magacin → Magacinski dokumenti → u redu dokumenta pritisnite dugme „Izvrši" (munja). Tek tada se zaliha menja.

Pravila i najčešće greške

• Artikal koji već postoji (prepoznaje se po barkodu ili nazivu) samo dobija zalihu.
• Novi artikal traži nabavnu cenu i pravi se kao neaktivan za prodaju — prodajnu cenu i aktiviranje određujete vi.
• Isti artikal dvaput u fajlu je greška — spojite količine u jedan red.
• Fajl sa greškom se ne upisuje uopšte: ispravite red i učitajte ponovo. Ništa nije upisano dok pregled ne prođe.